Assemblées
- Provoquer, dans les formes légales, les Assemblées générales, Ordinaires ou Extraordinaires
- Exécuter sous réserve qu’elles ne soient pas contraires à l’Ordre Public leurs décisions
- Rédiger les procès-verbaux, qu’il notifiera aux opposants et défaillants.
- Constituer les feuilles de présence
- Tenir les registres des délibérations
Comptabilité
- Tenir la comptabilité générale de l’immeuble en conformité avec le plan comptable actuellement en vigueur.
- Assurer la répartition des dépenses, conformément au Règlement de Copropriété
- Effectuer les appels de fonds, lui permettant d’acquitter les dépenses courantes
L’exploitation d’un système informatique puissant et performant, permet entre autres d’offrir :
- Une présentation détaillée, avec des quotes-parts par lots, renseignant sur la nature de chaque charge, l’identité du fournisseur, la fraction de TVA incluse, si elle est susceptible d’être récupérée sur les locataires.
- Lorsque l’eau (chaude ou froide) est répartie au prorata des consommations, les index relevés et antérieurs figurent sur les comptes individuels.
- Des comparatifs de charges, qui synthétisent l’évolution des dépenses et permettent de cibler les économies à réaliser.
Assurance
- Souscrire les polices multirisques, dommage-ouvrages
- Réaliser les déclarations de sinistres, pour les dommages affectant les parties communes, représenter la copropriété aux expertises des dommages.
Concierges
- Rechercher éventuellement engager et établir, leur contrat
- Tenir le livre des salaires
- Constituer les déclarations requises par les Organisme Fiscaux et Sociaux.
Disponibilité
Notre réception fonctionne du Lundi au Vendredi de 9h à 13h, puis de 14h45 à 18h (excepté le mardi et le jeudi). L’accueil se fait sans rendez vous préalable, sauf s’il est souhaité de rencontrer un collaborateur en particulier.
Il est répondu à vos appels téléphoniques, tous les matins. En dehors de cette période, un répondeur téléphonique enregistre vos demandes et est relevé plusieurs fois par jour. Une ligne directe et confidentielle à laquelle nous répondons aux heures ouvrables est réservée aux membres des Conseils Syndicaux. Nos gestionnaires sont joignables, également par messagerie.
Nos gestionnaires sont joignables, également par messagerie.
Les relations avec le Conseil Syndical, sont constantes. Il est consulté en permanence, pour toute décision intéressant la copropriété. Il peut être fixé périodiquement, un rendez-vous à l’immeuble, avec l’un de nos responsables, à l’occasion duquel pourront être examinées in situ, les actions opportunes. Des réunions préparatoires par exemple aux Assemblées Générales, pourront être aisément organisées.
Une salle pour les Assemblées Générales est mise à disposition et ce gracieusement.
Un soin particulier est réservé au traitement des correspondances. Ainsi il est répondu à tous les courriers.
Transparence
La transparence, les relations avec les tiers, le contentieux…
Les factures et pièces comptables, peuvent à loisir être consultées par tout copropriétaire. Ces documents peuvent être contre décharge confiés au Conseil Syndical, s’il souhaite un examen attentif dont les délais sont peu compatibles avec les horaires du cabinet.
Le choix des fournisseurs (notamment pour les travaux) ou des conseils (avocats, architectes, etc.) est totalement libre, et peut être intégralement délégué au Conseil Syndical.
Le contentieux est suivi avec un soin des plus attentifs. Chaque étape de la procédure est annoncée au Conseil Syndical, au moyen d’un courrier circonstancié. Pour le recouvrement des impayés, le choix des actions judiciaires est adapté.
L’ensemble des documents qui intéressent votre copropriété est numérisé et stocké en archivage électronique. La conservation des pièces est ainsi garantie, MAIS PLUS ENCORE : il vous est donné accès à ces fichiers sur notre serveur. Vous pouvez ainsi librement, consulter, télécharger etc. les nombreux documents archivés tels que règlement de copropriété, plans, contrats, convocations et procès-verbaux d’assemblées, devis des entreprises, ordres de service etc. mais aussi suivre en instantané, les commandes aux fournisseurs, correspondances avec des tiers etc.
Divers
- Expédier des relances et veiller aux recouvrements des créances du syndicat des copropriétaires. Engager, éventuellement toute action contentieuse opportune.
- Renseigner Notaires et Administrations.
Dépannages – Menus travaux
Il est mis, à disposition des copropriétaires qui en font la demande, une équipe d’agents de maintenance particulièrement formée aux petites interventions sur des équipements communs (tels que canalisations ou vannes non étanches, installations électriques, interphones, digicodes, serrures et gâches, etc.). Celle-ci est en constante relation avec le secrétariat et vous assure à un coût modéré une intervention dans la demi-journée s’il y a urgence. Ce service fonctionne pendant les périodes d’été, ce qui se révèle être très pratique pour traiter les urgences, toujours délicates en saison estivale.
Ménage
Du personnel d’entretien attaché à notre cabinet est également à la disposition de notre clientèle pour assurer le nettoyage ponctuel ou régulier des parties communes (il peut notamment pourvoir aux remplacements des salariés empêchés, ou entreprises défaillantes dans l’exécutions de leurs tâches). Il peut prendre en charge, pour n’importe quelle durée, la manutention des conteneurs à ordures ménagères, en harmonie avec les ramassages municipaux.
N.B : Il est bien entendu, que ces prestations complémentaires, sont optionnelles et qu’en aucune hypothèse, elles seraient de nature à compromettre la pérennité des relations contractuelles que la copropriété pourrait souhaiter maintenir, que ce soit avec des salariés (personnel d’entretien) ou des entreprises (nettoyage des parties communes, travaux, etc.).